Новости / Статьи и обзоры / Лента ИТ-Форума

26.11.2018

Аутсорсинг печати: как посчитать затраты?

Аутсорсинг офисной печати – услуга не новая, но до сих пор вызывает много споров. Поставщики услуг заявляют о сокращении затрат на 20-30% в результате перехода на аутсорсинг. Но многие компании-потребители до сих пор скептически смотрят на эту цифру.

«У нас и так низкая стоимость отпечатка, как вы сократите ее еще на 30%?», - часто слышим мы от клиентов.

Все дело в том, что сокращается не столько стоимость отпечатка, а так называемая «полная стоимость владения инфраструктурой печати». Разберемся с этими категориями.

Что такое полная стоимость владения?

На первый взгляд печать – это очень простая процедура. Казалось бы, краситель наносится на бумагу – достаточно посчитать стоимость бумаги и стоимость чернил, и получится стоимость отпечатка. Однако до 90% расходов на печать являются скрытыми.

Часто при оценке затрат на организацию процесса печати, забывают о стоимости и амортизации оборудования, заработной плате сотрудников, задействованных в процессе. 

Чтобы составить полную картину затрат на печать, предлагаем воспользоваться нашим калькулятором. 

Итак, для расчета «полной стоимости владения инфраструктурой печати» необходимо учесть следующие затраты (за год):

Также для расчетов понадобятся данные об объеме печати.

Где взять все эти данные?

Расчет некоторых показателей – достаточно кропотливый труд. Но лучше потратить на это один раз время и получить полную картину текущего положения дел. Только основываясь на реальных и достоверных данных можно эффективно управлять инфраструктурой печати.

• Объем печати. Если на оборудовании не установлены счетчики, то объем печати можно посчитать, как количество пачек бумаги (купленных за год) умноженное на количество листов в пачке.
• Стоимость сервисных контрактов. Если сервисное обслуживание печатной техники осуществляет сторонняя компании, необходимо учесть стоимость этих услуг. Обычно эти данные можно легко найти в бухгалтерии.
• Картриджи и запчасти. Здесь все более или менее просто. Берем стоимость купленных в течении года картриджей, расходных материалов, запчастей.
• Эквивалентная стоимость оборудования. Эквивалентная годовая стоимость - ежегодная эквивалентная стоимость владения активом в течение всей его жизни. Что это значит? Допустим, вы купили принтер стоимостью 10 000 руб. Средний срок служба данного принтера 5 лет. Тогда, эквивалентная годовая стоимость данного принтера 10 000 руб. /5 лет =2000 руб. Парк техники компаний может насчитывать сотни печатных устройств. Найти где-то в документах стоимость каждого принтера просто нереально. Поэтому для удобства расчетов в нашем калькуляторе используется средняя стоимость, которая задана для различных категорий оборудования. Вам остается только указать количество принтеров или МФУ, которое у вас используется.

• Учет трудозатрат сотрудников. Трудоемкая по расчетам, но очень важная для полной картины статья затрат. Если перевести труд сотрудников, занятых в организации процесса печати в деньги, то увидим, что их тратится немало.  Не стоит забывать, что речь идет не только о сотрудниках, которые непосредственно обслуживают технику – меняют картриджи, ремонтируют, но и о тех, кто занимается закупкой, логистикой, хранением оборудования, расходных материалов (бухгалтерия, юристы, склад). Для удобства расчетов мы создали специальный калькулятор, в котором указаны основные отделы, участвующие в процессе организации печати. Вам необходимо указать сколько примерно времени они тратят. Обратите внимание, что для некоторых сотрудников необходимо указать временные затраты за день, а для других за месяц или год. По умолчанию в калькуляторе указаны данные характерные для организаций аналогичных нашей компании «Галэкс» - с количеством сотрудников около 300.

История одного проекта в цифрах

Рассмотрим расчет затрат на печать на примере одного из наших заказчиков. Расчеты проводились в рамках анализа печатной инфраструктуры перед переходом на аутсорсинг печати. До начала проекта количество единиц печатной техники составляло 153 шт. Все данные указаны за год.

• Объем печати 2 800 000 копий
• Стоимость сервисных контрактов 180 000 руб. 
• Стоимость ремонтов за рамками сервисных контрактов 0 руб. 
• Стоимость купленных запчастей и ресурсных деталей 600 000 руб. 
• Стоимость купленных картриджей 680 000 руб.
• Стоимость заправок и восстановлений картриджей 0 руб. 
• Эквивалентная стоимость оборудования 750 000 руб. 
• Учет трудозатрат сотрудников 480 000 руб. 
• Иные расходы 0 руб.

Считаем совокупные затраты на печать за год

Для данного заказчика годовые затраты на печать складываются из стоимости сервисных контрактов, стоимости купленных картриджей, запчастей и ресурсных деталей, эквивалентной годовой стоимости оборудования и трудозатрат сотрудников.

Получаем 180 000 руб. + 600 000 руб. + 680 000 руб. + 750 000 руб. + 480 000 руб. = 2 690 000 руб.

Как мы видим «себестоимость отпечатка» и «полная стоимость владения в расчете на отпечаток» - две разные категории. Первая не учитывает стоимость оборудования и зарплату сотрудников. Итак, мы посчитали затраты на печать за год, и они составили 2 690 000 руб., при этом калькулятор сообщает о возможном сокращении затрат на 807 000 руб. в год. Цифра внушительная! Как и за счет чего можно достичь такого результата читайте в нашей статье «Аутсорсинг печати: на чем будем экономить?»

Чтобы посчитать полные затраты на печать в своей компании вы можете воспользоваться нашим калькулятором.

Или поручить это нашим специалистам, оставив заявку на сайте.